Sistem Administrasi Sekolah DKI Jakarta

Pagi ini saya kembali ke almamater saya, sebuah sekolah menengah tinggi di Jakarta. Rencana ingin bertemu dengan para guru yang telah mengajar saya, ingin bercanda melepas rindu dan mengingat kembali kenangan-kenangan mengajar saya yang terkenal bandel dulu ^_^.
Akan tetapi saat saya kembali ke sana, ternyata berbeda dengan jaman saya dulu di SMA, hampir tidak ada guru yang ada di ruangan guru. Mereka semua berada di ruang MGMP.
Sesampai di ruang MGMP, nampak guru-guru dengan wajah serius berhadapan dengan komputer.

Apa yang mereka lakukan?

Ternyata mereka sedang mengentry data. Tampak serius sekali mengentry data. Tidak ada raut canda tawa di wajah mereka. Wajah guru-guru SMA yang saya kenal selama ini. Ketika saya masih menjadi alumni baru, mereka dengan senang hati menerima saya dan mengajak saya untuk bercanda tawa. Tapi sekarang tampak di wajah mereka rasa lelah untuk mengentry data tersebut.
Guru-guru saya yang dulu senang berkumpul bersama bercanda tawa ria, sekarang masing-masing menginput data. Kalau tidak saya menegur duluan, mungkin saya akan diacuhkan seolah-olah mereka hanya mementingkan data di depan mereka. Saya berjalan-jalan ke luar menunggu guru yang selesai mengajar, siapa tahu selesai mengajar ada kesempatan untuk berbincang-bincang. Akan tetapi beberapa guru yang saya sapa langsung pergi ke ruang MGMP untuk mengentry data.

Lama-lama penasaran. Entry data apa sih?

Saya mengamati alamat situs tempat mereka mengentry data.

Sistem Administrasi Sekolah


(well di atas terlalu didramatisir sih)

Sebenarnya yang dikerjakan guru itu cukup simple. Hanya mengentry data. Tapi sayangnya entry data yang harus dilakukan itu adalah entry data nilai seluruh siswa di sekolah. Bayangkan jika seorang guru harus menyimpan data siswanya yang berjumlah 400 orang. Satu persatu. Dan nilai yang harus diinput adalah mulai dari nilai dari mulai ujian 1, ujian 2, ujian perbaikan, dan penilaian-penilaian lain. Yang lebih parahnya. Penginputan nilai harus dilakukan dalam level soal. Maksudnya, untuk setiap siswa pada setiap materi pengujian, guru harus menginput poin yang diperoleh siswa tersebut tiap soal.

Menurut pengakuan sebagian besar guru, mereka merasa kesulitan dengan hal seperti ini. Bukan masalah melek IT, hanya saja proses entry data ini cukup melelahkan, belum lagi kadang mendapat hambatan seperti lambatnya akses internet, server down, dan lain-lain. Setelah membaca buku tamu dari situs itu, ternyata banyak juga guru-guru dari sekolah lain yang mengeluhkan hal yang sama. Ada juga yang mengeluhkan harus pergi ke warnet terdekat karena di sekolahnya akses internetnya rusak. Beberapa harus mengentry data hingga tengah malam karena jumlah siswa yang ditangani sangat banyak.

Sebenarnya menurut saya secara pribadi, sentralisasi data seperti ini gak terlalu masalah. Bagus malah, untuk mengetahui pemerataan di antara sekolah-sekolah di DKI Jakarta.

Cuman saran saya hanya

  1. Perbaikan metode input data
    Metode yang digunakan terlalu time consuming. Seharusnya dibuat sebuah aplikasi desktop yang memungkinkan guru-guru untuk mengentry data tanpa harus update lewat akses internet, kemudian data-data akan diupdate setiap malam. Jika diasumsikan setiap guru mengajar minimal 5 kelas, tiap kelasnya ada 40 orang. Update data dilakukan tiap 10 orang. Tiap entry data satu anak memerlukan waktu 1/2 menit berarti satu bagian kelas memerlukan waktu 5 menit. Ditambah waktu upload data 3 menit. Maka untuk satu kelas membutuhkan waktu 32 menit. Dan 5 kelas membutuhkan waktu 160 menit. Cara ini akan membuat waktu yang diperlukan oleh guru-guru untuk mengentry data akan jauh berkurang. (well, ada guru yang mengajar 10 kelas, bayangkan)
  2. Perbaikan antar muka
    Jujur, antarmukanya jelek dan gak jelas. Antarmukanya gak user friendly, dan kadang-kadang suka jelek kalau dibuka di Internet Explorer. Yang kadang suka pecah, suka menyamping, dsb. Mbok ya sewa designer gitu.
  3. Pemerataan dan perbaikan akses internet di sekolah-sekolah
    Gak kasian apa sekolah yang akses internetnya jelek. Untuk update data saja bisa diperlukan 15 menit untuk setiap kelas.

Well, kapan-kapan saya akan memperlihatkan screenshot dari sistem ini.

16 thoughts on “Sistem Administrasi Sekolah DKI Jakarta”

  1. satu kata, SAS sampah! (eh dua) udah bikin musibah semester lalu, masa rapot uda dikasi ke murid dibalikin lagi, mau di update nilainya. Uda gitu tidak sedikit nilai ‘hantu’. Yang baru ini nilai kimia gw uda lmyn, 76, bbrp hari kemudian habis update nilai yg dilakukan guru, masa jadi turun jadi 64!! dan ini terjadi tidak hanya pada saya, tapi pada tmen2 juga. Proses update nilai nya itu emang parah, kata guru bisa 5 hari abis diganti nilainya baru keganti! Parah ya Bang!! Kpn2 kalo disuru beresin, jangan mau. HAPUSIN aja tuh SAS nyebelin. hehe,
    (kok saya jadi kaya demo di sini 😆 , habis bingung mau ngomong apa siapa tentang ini :P)

  2. Wah error banget tuh, kasihan banget gurunya. Bener sih, kalau utk sistem entri data di Indonesia, paling enak bikin aplikasi yg bisa offline entri datanya, kalau perlu based on spreadsheet spt MS Excel atau OpenOffice. Setahuku dosen2 ITB juga pakai spreadsheet utk isi FED (formulir evaluasi diri), terus formulir itu dikirim email. CMIIW sih tapi, belum pernah lihat sendiri.

  3. Hire satu orang deh buat entry data. Sekalian mengurangi pengangguran. Hehehe..
    Pekerjaan entry data emang sangat menyebalkan.

    @pebbie:
    DMR kok jadi inget sama yang bikin ya.. siapa gitu..

  4. @paw :
    iya paw,,,, udah liat yang bagian form entry data gak? bener-bener parah dah….

    @reinhard :
    sabar aja 😀

    @mas affan :
    solusi saya sih gitu…. kira-kira harusnya bisa dibikin reader buat format XLS atau gimana gitu yang offline… jadi ngirimnya cukup sekali aja…

    @pebbie :
    bikinin lah buat almamater 😀

    @brahm :
    gak masalah sih pake entrier….
    tapi menurut pengakuan beberapa guru… mereka kadang2 suka gak enakan kalau dikerjain orang lain….

  5. Hehehehe ternyata push top down masih ada di jaman IT ini yah. Setuju dengan usul-usulnya. Kehadiran It haruslah lebih memudahkan dari kondisi yang sudah dirasakan sekarang.

  6. Sebenernya, gw jadi mikir. Diknas tuh nyewa siapa sih buat bikin SAS ini? Kok bisa segitunya? Padahal gw yakin mahasiswa2 PTN ternama bisa melakukan lebih dari ini. Ada tuh Pet bbrp sekolah yg nolak kehadiran SAS ini (CMIIW), klo ga salah CC, Sang Timur sama 2 sekolah laen gw lupa. Miris juga liatnya klo harus gitu. Apa semua sekolah wajib apply SAS itu pet? Oia btw tadi gw coba akses lama gitu servernya -_-“. Kenapa mereka ga bikin slaves server gitu ya biar ga beban di 1 server doang? Ato ud di-apply tapi masih lelet?

  7. DMR-nya tinggal pesan, gak perlu bikin lagi. Di DMR juga sudah ada fitur Competency Based Test (CBT) sehingga nilai peserta ujian dapat dibuat rinci, bab per bab setiap kali mereka ikut ujian. Dengan kemudahan ekspor data, guru tidak perlu direpotkan menghitung ulang. Tapi mengenai kemampuan SAS menerima atau memberikan fasilitas impor data, entah ada atau tidak.

  8. @rahmat :
    iya kalau dengan DMR sudah sangat mudah….
    kalau SASnya sepertinya tidak terlalu sulit untuk dibuat interface ke data ekspor dari DMR ^_^
    gampang banget lah kalo mo dibikin 😀

    masalahnya dari diknasnya aja sulit…. tapi kalo atas nama ITB (bukan DMR) kayaknya bisa deh 😀

  9. Tak sengaja blog ini saya temukan, namun tulisan di atas membuat saya tertarik untuk memberi komentar.

    Saya juga cukup peduli dengan masalah pendidikan, makanya saya ingin menulis soal-soal administrasi pendidikan bagi guru-guru.

    Mereka guru-guru banyak yang gaptek IT, sehingga perlu dibantu untuk kepentingan administrasi kependidikannya.

    Mari kita pikirkan cara bagaimana untuk mempermudah kerja mereka, terutama dari sisi administrasi. Kita juga rindu guru-guru yang dekat dengan siswanya, bukan sibuk urusan administasinya.

    besok saya kunjungi lagi, semoga kita bersama bisa membantu mereka dalam hal IT-nya

  10. duh,SAS bikin guru gw ngajarnya jd kaco..ulangan ada bahan yg blom diajarin,dll..kaco deh…btw siswa mestinya jg boleh liad nilai SAS donk,tar kalo salah masukin gimna??x(

  11. setuju sama skh20, harusnya murid bisa liat ke sas.. atau kalau mau lebih mutakhir lagi, gimana kalo guru entry nilai ke sas, terus murid nanti tinggal liat, jadi kayak kampus gitu… hehehe… nanti tiap murid juga punya user.id & pass masing2 yg didapetin dari sekolah langsung…

Leave a Reply